Informations générales
Responsabilités
Résumé du poste
La Division de l’ Inspection (INS) a pour mission de mettre en œuvre les articles IV, V et VI de la Convention sur les armes chimiques (CAC), par le déploiement efficace d’équipes d’inspection (EI) auprès des États membres. La Division se tient prête à mener des inspections de contrôle (IC) et des enquêtes sur les allégations d’utilisation (EAU), et apporte son concours à la protection contre l’emploi d’armes chimiques (AC), conformément aux articles IX et X. Elle participe également à des missions non routinières (MNR), conformément aux décisions des organes décisionnels de l’OIAC ou aux instructions du Directeur général de l’OIAC.
La Direction du soutien aux opérations et à la technologie (DSO) fournit un soutien essentiel à toutes les opérations et activités liées à la technologie de l’INS, en s’appuyant sur les synergies opérationnelles avec le Centre ChemTech de l’OIAC.
L'OTSB est responsable de la coordination de toutes les missions INS, de la fourniture d'un soutien opérationnel, informationnel, administratif, technique et logistique et de la garantie d'un approvisionnement et d'un entretien rapides et efficaces du matériel d'inspection.
Le Bureau de surveillance des inspections du Territoire (BSO) maintient une communication étroite avec les équipes d'inspection et les États parties avant, pendant et après les inspections. Son Centre de situation assure un soutien continu et un contrôle opérationnel complet des missions afin de garantir des communications sécurisées et fiables par l'intermédiaire de son Centre des opérations.
L'agent adjoint de soutien aux acquisitions et aux processus fournira un appui en matière d'approvisionnement et d'acquisition. Ce rôle comprend la planification budgétaire et le suivi opérationnel, l'optimisation des processus et l'amélioration de l'efficacité interne, ainsi que la coordination de la rédaction, de la révision et de la mise à jour des documents qualité de l'INS.
Ce poste offre l'opportunité de démontrer d'excellentes aptitudes au service à la clientèle dans un environnement multiculturel, de faire preuve d'intégrité et de démontrer un haut niveau de compétence professionnelle.
Principales responsabilités
Sous la supervision directe du responsable du pôle technologique et logistique, le titulaire du poste exercera les fonctions suivantes :
Soutien aux achats et à l'acquisition
- Soutient et surveille les activités d'approvisionnement au sein d'OTSB en étroite collaboration avec l'agent de soutien technique, en veillant au respect des procédures internes et à la livraison en temps voulu des biens et services ;
- En coordination avec le responsable du soutien technique et les parties prenantes concernées, travaille à garantir que les spécifications techniques sont complètes et que les dossiers d'acquisition répondent aux normes de qualité ;
- Soutient l’élaboration de lignes directrices internes et les efforts de renforcement des capacités visant à institutionnaliser la planification décentralisée des achats avec une qualité et une conformité constantes ;
- Suivre l'avancement des achats, les délais de livraison et les indicateurs de risque afin de garantir la disponibilité opérationnelle.
Planification budgétaire et suivi opérationnel
- Soutient la préparation du budget opérationnel d'OTSB, en alignant les plans d'acquisition sur les prévisions budgétaires ;
- Maintient des mécanismes de suivi pour contrôler les flux d'approvisionnement et les dépenses liées aux projets ;
- Élabore des justifications budgétaires consolidées et une analyse des écarts en coordination avec le responsable du pôle technologique et logistique et les autres parties prenantes concernées.
Optimisation des processus et efficacité interne
- Institutionnalise la cartographie des processus, l'analyse des processus et l'optimisation des flux de travail au sein de TH&L et OTSB ;
- Contribue à l’élaboration de propositions d’optimisation des processus et suit leur mise en œuvre dans les différents flux de travail concernés ;
- Maintient un référentiel centralisé de documentation procédurale, d'initiatives d'amélioration et de leçons apprises.
Gestion de la documentation qualité (QDOC)
- Coordonner la rédaction, la révision et la mise à jour des documents qualité de l'INS ;
- Soutient les efforts d'intégration et de continuité des connaissances en développant des normes de documentation et des supports de formation inter-équipes ;
- Maintient des systèmes centralisés pour le suivi et le reporting des QDOC, favorisant l'harmonisation entre les parties prenantes ;
- Fournir un soutien général aux initiatives de coordination au niveau du projet TH&L et de l'équipe, selon les besoins ;
- Effectuer toute autre tâche requise.
Qualifications et expérience
Éducation
Essentiel:
- Un diplôme universitaire de niveau supérieur en administration publique, logistique, ingénierie, gestion d'entreprise ou dans un domaine connexe est requis ;
- Un diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine connexe, combiné à une expérience qualifiante (minimum 4 ans), peut être accepté à la place d'un diplôme universitaire de deuxième cycle.
Connaissances et expérience
Essentiel:
- Un minimum de 2 ans d'expérience à responsabilités croissantes dans la coordination logistique, la gestion budgétaire ou l'amélioration des processus, idéalement au sein d'une organisation internationale ou technique ;
- Expérience avérée en matière d'approvisionnement et d'activités budgétaires au sein d'organisations complexes ;
- Expérience avérée en matière de cartographie des processus, d'utilisation de systèmes de gestion de la qualité et d'outils de flux de travail ;
- Capacité avérée à analyser, organiser et présenter des données techniques et financières ;
- Solides compétences en matière de coordination et de communication entre les équipes fonctionnelles ;
- Expérience avec les systèmes ERP et les logiciels de bureautique (par exemple, Excel, SharePoint, Visio).
Souhaitable:
- Une expérience professionnelle au sein de l'ONU ou d'une autre organisation internationale est souhaitable ;
- Une expérience en matière de détection des armes chimiques, de technologies d'évaluation non destructive (END) et d'équipements de protection NRBC serait un atout.
Compétences et aptitudes
Essentiel:
- orientation client ;
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision ;
- Bonnes aptitudes à la résolution de problèmes.
Autres compétences :
- Bonnes compétences interpersonnelles ;
- Capacité à communiquer efficacement, tant verbalement que par écrit ;
- Tact, discrétion, précision et capacité à travailler harmonieusement dans un environnement multinational et multiculturel ;
- Souci du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
Langues
La maîtrise de l'anglais est essentielle et une bonne connaissance pratique de l'une des autres langues officielles (arabe, chinois, français, russe et espagnol) est souhaitable.
Informations Complémentaires
Ce contrat à durée déterminée est d'une durée de deux ans, assortie d'une période probatoire de six mois, et est soumis au Règlement du personnel de l'OIAC et au Règlement intérimaire du personnel.
L’OIAC est une organisation à vocation non permanente dont le personnel a une durée d’emploi limitée. La durée totale de service du personnel professionnel ne peut excéder sept ans.
L'âge de séparation obligatoire à l'OIAC est de 65 ans.
Le directeur général se réserve le droit de ne pas pourvoir ce poste, de nommer un candidat à un niveau inférieur ou de proposer un poste dont la description de fonctions a été modifiée. Plusieurs postes pourraient être pourvus.
Seules les candidatures complètes, soumises avant la date limite et via l'espace candidat de l'OIAC, seront prises en compte. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Conformément à l’article 8, paragraphe 44, de la Convention sur les armes chimiques, le critère primordial pour le recrutement du personnel est la nécessité de garantir les plus hautes qualités d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Une attention particulière sera portée à l’importance d’un recrutement aussi large que possible sur le plan géographique.
L’OIAC s’engage à maintenir un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’OIAC recrute et emploie du personnel sans discrimination fondée sur le handicap, le sexe, l’identité de genre, l’orientation sexuelle, la langue, la race, l’état civil, la religion, l’origine ethnique, culturelle ou socio-économique, ou toute autre caractéristique personnelle.
Conditions générales de l'OIAC
Avis important aux demandeurs actuellement assurés par le système de sécurité sociale néerlandais
Bien que son siège soit aux Pays-Bas, l'OIAC n'est pas un employeur néerlandais classique, mais une organisation internationale publique dotée d'un statut particulier. Veuillez noter que si vous êtes actuellement assuré(e) auprès de la sécurité sociale néerlandaise, vous en serez exclu(e) en tant que membre du personnel de l'OIAC. Vous serez alors assuré(e) auprès de l'organisation. Cette disposition s'applique également aux personnes à votre charge, sauf si elles sont employées par un employeur néerlandais classique, exercent une activité indépendante aux Pays-Bas ou perçoivent des prestations de sécurité sociale néerlandaises.