OFFRES D'EMPLOIS

Agent adjoint des archives - 26219-FT_LT  

Unité des archives et des documents, Section de la gestion des connaissances et de l'avenir de la propriété intellectuelle, Bureau du directeur général adjoint, Secteur de l'administration, des finances et de la gestion

Niveau - P1  

Durée du contrat : 2 ans (durée cumulée maximale de 5 ans) *   

Poste d'affectation

 : CH-Genève 

Date de publication

 : 27-juil.-2026   

Date limite de dépôt des candidatures

 : 26 août 2026, 21h59 

AVIS IMPORTANT CONCERNANT LA DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES : veuillez noter que la date limite de dépôt des candidatures est indiquée en heure locale, selon le fuseau horaire du lieu de résidence du candidat.

Ce poste est un poste à durée déterminée.

1.  Contexte organisationnel   

a.     Contexte organisationnel

Ce poste est rattaché à l’Unité des documents et des archives du département « Avenir de la propriété intellectuelle et gestion des connaissances » du Bureau du Sous-Directeur général (AFMS), au sein du Secteur de l’administration, des finances et de la gestion. L’Unité est chargée de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques, des procédures et des meilleures pratiques en matière de gestion des documents et des archives de l’OMPI. Elle contribue également à la mise en œuvre de stratégies intégrées de gestion des connaissances et de gestion de contenu d’entreprise afin de répondre aux besoins opérationnels et de favoriser le partage des connaissances.

b.     Déclaration d'intention

L’assistant(e) archiviste contribue à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures de gestion des archives afin de garantir l’intégrité, l’authenticité et l’accessibilité des archives de l’OMPI. Il/Elle participe au fonctionnement quotidien des Archives de l’OMPI en assurant l’acquisition et le traitement des documents, en gérant les demandes de consultation, en numérisant certaines collections et en promouvant les services archivistiques au sein de l’Organisation. De plus, l’assistant(e) archiviste participe aux activités de soutien liées à la gestion des documents physiques et contribue à l’élaboration de solutions pour la conservation à long terme des archives numériques.

c.      Lignes hiérarchiques

Le titulaire du poste travaille sous la supervision générale du chef de l'unité des archives et des documents et sous la supervision directe du responsable de la gestion des archives.

2. Fonctions et responsabilités    

Le titulaire du poste aura pour principales responsabilités les suivantes :

a. Identifier et intégrer les documents d’archives aux Archives de l’OMPI conformément aux politiques et procédures approuvées .  

b. Évaluer, organiser et décrire les documents d’archives conformément aux normes internationales (par exemple, ISAD(G), Records in Contexts (RiC)) et aux meilleures pratiques.  

c. Procéder au reconditionnement et aux traitements de conservation de base des documents d’archives.  

d. Contribuer au développement et à la maintenance des systèmes de gestion des archives.  

e. Répondre aux demandes de référence et de récupération de documents conformément aux directives définies en interne .  

f. Numériser des collections d'archives sélectionnées et soutenir les activités de préservation numérique.   

g. Contribuer au développement et à la mise en œuvre de nouveaux outils et technologies liés aux archives.  

h. Conseiller et soutenir les membres du personnel de l’OMPI sur les politiques et les pratiques archivistiques.  

i. Participer aux activités de sensibilisation visant à promouvoir les Archives de l'OMPI.   

j. Aider aux activités d'inventaire, de transfert et de destruction des documents physiques.   

k.  Participer aux projets selon les besoins.  

l.  Accomplir d'autres tâches connexes au besoin.   

3. Exigences    

Éducation (Essentielle)

Diplôme universitaire de premier cycle en archivistique, gestion des documents et de l'information, ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle dans un autre domaine, combiné à un diplôme universitaire de deuxième cycle en archivistique, gestion des documents et de l'information, ou dans un domaine connexe, peut également être accepté.

Expérience (Essentielle)

Expérience professionnelle pertinente, de préférence d'au moins deux ans d'expérience professionnelle dans la gestion d'archives ou la gestion de documents et d'informations.

Expérience pratique de l'utilisation des systèmes de gestion d'archives.

Expérience (souhaitable)

Expérience professionnelle en archivistique au sein d'une organisation internationale.
 

Expérience pratique des logiciels ou systèmes de préservation numérique d'archives.

Expérience des outils numériques, des applications basées sur l'IA et des plateformes de collaboration en ligne (par exemple Microsoft 365 SharePoint).

Langue (essentielle)

Excellente maîtrise de l'anglais ou du français, à l'écrit comme à l'oral, et bonne connaissance de l'autre langue.

Compétences liées à l'emploi (essentielles)

Bonne connaissance des principes et pratiques archivistiques, ainsi que des normes et meilleures pratiques internationales connexes.

Connaissance pratique des normes descriptives archivistiques (par exemple ISAD(G), Records in Contexts (RiC)) et des normes de métadonnées.

Capacité à travailler efficacement au sein d'équipes multidisciplinaires et à assurer la liaison avec les parties prenantes à différents niveaux organisationnels.

Forte orientation client.

Engagement envers la formation continue et l'adoption des technologies émergentes.
 

Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, et capacité à maintenir des partenariats et des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel, avec sensibilité et respect de la diversité.

Volonté d'apprendre et de s'adapter aux nouvelles pratiques et technologies archivistiques.

Compétences liées à l'emploi (souhaitables)

Connaissances pratiques de l'utilisation des fonctionnalités de gestion de contenu d'entreprise (ECM).

4. Compétences organisationnelles    

1.      Communiquer efficacement.

2.      Faire preuve d'esprit d'équipe.

3.      Faire preuve d'intégrité.

4.      Valoriser la diversité.

5.      Obtenir des résultats.

6.      Faire preuve d'orientation client.

7.      Avoir une vision d'ensemble.

8.      Rechercher le changement et l'innovation.

9.      Se développer soi-même et développer les autres.

5. Information​    

Mobilité :  Les membres du personnel de l’OMPI sont des fonctionnaires internationaux placés sous l’autorité du Directeur général et peuvent être affectés à n’importe quel service, bureau ou lieu d’affectation de l’Organisation.En conséquence, le candidat retenu pourra être amené à exercer de nouvelles fonctions et/ou à changer de lieu d’affectation. 

Salaire annuel :

Le salaire annuel total comprend un salaire annuel net (après impôts et avant cotisations d'assurance maladie et de retraite) en dollars américains et un ajustement au coût de la vie.  Veuillez noter que cette estimation est donnée à titre indicatif uniquement. Le coefficient d'ajustement au coût de la vie est variable et peut être modifié (à la hausse ou à la baisse) sans préavis. Les chiffres indiqués ci-dessous sont basés sur le taux de juillet 2026, soit 84,7 % .

Les traitements et indemnités sont versés en francs suisses au taux de change officiel des Nations Unies.

Veuillez vous référer au Statut et au Règlement du personnel de l’OMPI pour obtenir des informations détaillées concernant les salaires, les avantages sociaux et les indemnités.

Informations Complémentaires

* Nomination initiale à durée déterminée de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et du respect des autres conditions applicables.   La nomination du candidat retenu sera d'une durée totale de cinq ans à ce poste, sans possibilité de renouvellement au-delà de cette période.  Il/Elle pourra toutefois postuler à d'autres postes à l'OMPI.

Ceci ne s’applique pas aux membres du personnel de l’OMPI nommés à durée déterminée, à durée indéterminée ou à titre permanent, qui ont été recrutés à la suite d’un concours en vertu de l’article 4.10 du Règlement du personnel (« Comités de nomination »).

Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d'autres postes de même grade ayant des fonctions similaires conformément à la règle du personnel 4.9.5.

Les candidatures de femmes qualifiées ainsi que de ressortissantes qualifiées d'États membres non représentés de l'OMPI et de régions géographiques sous-représentées sont encouragées. Veuillez cliquer sur les liens suivants pour consulter la liste des États membres non représentés et la liste des régions sous-représentées, ainsi que les États membres de l'OMPI dans ces régions.

L'organisation se réserve le droit de procéder à une nomination à un niveau inférieur à celui annoncé.

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En remplissant un formulaire de candidature, les candidats comprennent que toute fausse déclaration intentionnelle faite sur ce site Web ou sur tout autre document soumis à l'OMPI au cours de la candidature peut entraîner la disqualification du processus de recrutement ou la résiliation de leur emploi à l'OMPI ultérieurement, si cet emploi résultait de telles fausses déclarations intentionnelles.

Si votre candidature est retenue, vous devrez fournir à l'avance une copie numérisée de votre pièce d'identité et des diplômes/certificats requis pour ce poste. L'OMPI reconnaît les diplômes de l'enseignement supérieur obtenus auprès d'établissements accrédités/reconnus dans la Base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), une liste tenue à jour par l'Association internationale des universités (AIU) et l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO). Cette liste est accessible à l'adresse suivante : http://www.whed.net/ . Certains diplômes de l'enseignement supérieur peuvent ne pas figurer dans la WHED et seront examinés au cas par cas.

Des tests ou entretiens complémentaires peuvent être utilisés à titre de sélection. La nomination initiale est conditionnée par la réception de références professionnelles satisfaisantes. 

Des vérifications d'antécédents supplémentaires peuvent être nécessaires.