Un (1) Gestionnaire de Flotte Automobile

L’Agence de Transformation Agricole (ATA) est un établissement public administratif créé par décret 2022-113/PR du 17 novembre 2022. L’Agence a débuté ses activités en janvier 2023. Elle a pour mission de mettre en œuvre une transformation structurelle, durable et définitive du secteur agricole au Togo.

Au cours de ses deux (2) premières années d’activité, l’Agence a appuyé plus de six mille (6 000) producteurs agricoles à travers le déploiement dans soixante (60) cantons de ses programmes pilotes d’appui à l’accroissement de la productivité agricole et des revenus des coopératives de producteurs agricoles : (i) Agriculture Contractuelle (AC), (ii) Aménagements Hydro-agricoles (AH), (iii) Entreprise Cantonale de Travaux Mécanisés (ECTM), (iv) Magasins de stockage (MS), et (v) Aménagements (AM).

A la suite de ses premiers succès, l’Agence connait une très forte croissance de ses activités, avec pour objectifs d’intensifier ses appuis et de les diffuser sur l’ensemble du territoire afin d’atteindre dix mille (10 000) producteurs accompagnés en 2025 et cent mille (100 000) d’ici 2030.

Afin d’accompagner cette forte croissance, l’Agence recherche un (1) gestionnaire de flotte automobile.

L’approche de l’Agence en matière de transformation agricole repose sur une forte présence de ses équipes aux côtés des producteurs sur le terrain tout au long de la campagne agricole. Dans ce contexte, la bonne gestion de la flotte automobile de l’Agence est un facteur clé dans l’atteinte de ses objectifs, en ce qu’elle permet à l’Agence d’apporter aux producteurs les services opportuns aux bons moments, et ce malgré les défis d’accessibilité physique des sites de production.

En rejoignant l’Agence, vous mettez vos compétences au service de la transformation du secteur agricole et agissez concrètement pour l’amélioration des conditions de vie des populations en milieu rural.

Le caractère décisif de la transformation du secteur agricole pour la transformation structurelle de l’économie, l’ampleur de la tâche, et l’esprit de service public qui guide les interventions de l’Agence, en font un sacerdoce et exigent de son personnel un dévouement exceptionnel.

1. Missions

Vous rejoignez l’équipe « Matériel roulant » de l’Agence.

Le Gestionnaire de flotte automobile a pour mission d’organiser, de coordonner, et de superviser les performances opérationnelles des véhicules utilisés par l’Agence. La flotte automobile de l’Agence concerne tous les véhicules dotés d’un moteur.

Il a une approche globale de la gestion du parc automobile, depuis l’acquisition des véhicules, leur entretien, la gestion de la consommation de carburant, la supervision des conducteurs, la garantie de la conformité et l’atténuation des risques, avec pour objectifs d’optimiser l’efficacité de la flotte, d’augmenter la productivité, de réduire les coûts, et d’assurer la sécurité des conducteurs et des passagers, contribuant à la performance globale de l’Agence.

Il accomplit toutes les tâches relatives à la maintenance, l’entretien, et l’utilisation des véhicules, en veillant à leur disponibilité et à leur bon état.

Le Gestionnaire de flotte automobile reporte au Directeur Général de l’Agence.

A ce titre, vos missions seront :

1. Produire et tenir un inventaire précis de l’ensemble du matériel détenu par l’Agence

• Réceptionner les véhicules acquis par l’Agence et rédiger les bordereaux de réception
• Produire un inventaire détaillé de l’ensemble des véhicules détenus par l’Agence
• Nommer et chiffrer par un identifiant unique chaque véhicule dont dispose l’Agence
• Maintenir à jour l’inventaire des véhicules détenus par l’Agence
• Produire des fiches techniques des véhicules détenus par l’Agence

2. Connaitre à tout moment et communiquer la disponibilité du matériel roulant

• Organiser un système d’affectation des véhicules
• Rédiger des procédures claires et précises pour règlementer l’affectation des véhicules et leur usage
• Maintenir à jour le plan d’affectation des véhicules
• S’assurer que tout le personnel de l’Agence ait accès à tout moment au plan d’affectation des véhicules
• Organiser les déplacements en fonction des besoins exprimés par le personnel de l’Agence
• Proposer au personnel de l’Agence les véhicules adaptés à leurs trajets
• Analyser l’utilisation des véhicules par type de trajets pratiqués pour attribuer un véhicule adapté
• Produire et tenir à jour le registre des entrées et sorties des véhicules de l’Agence
• Géolocaliser les véhicules

3. S’assurer que les véhicules sont en bon état, fonctionnels et faire faire leur entretien

• Conseiller le Directeur Général de l’Agence sur les mesures préventives à prendre pour prévenir les incidents (utilisation du véhicule, conduite, stationnement, etc).
• Maintenir les véhicules dans un état irréprochable et conforme au carnet d’entretien
• Faire des inspections régulières qui visent à vérifier l’état général des véhicules et à détecter les signes d’usure ou de dysfonctionnement avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs
• Planifier les activités d’entretien du véhicule et programmer des maintenances préventives
• Faire l’entretien régulier des véhicules selon les recommandations fournies par le constructeur/concessionnaire et selon les meilleures pratiques
• Informer le Directeur Général de l’Agence de tout problème technique des véhicules
• En cas de défaillance ou endommagement du véhicule, traiter rapidement le problème pour éviter une détérioration plus importante qui engendrerait des coûts additionnels
• Suivre de près les opérations de maintenance, programmées ou non
• S’assurer que les véhicules sont disponibles et aptes à l’emploi
• S’assurer que le personnel peut accéder aux services du parc automobile en temps opportun

4. Maintenir les véhicules très propres à tout moment

• Acquérir les équipements de nettoyage des véhicules
• S’assurer que les chauffeurs réalisent le nettoyage régulier de leurs véhicules
• Programmer et faire réaliser le nettoyage intégral des véhicules

5. Produire et tenir l’historique du cycle de vie de chaque véhicule

• Produire un historique du cycle de vie de chaque matériel roulant
• Conserver l’historique de l’ensemble des mouvements et actions entreprises sur le parc de véhicules
• Suivre et enregistrer les interventions
• Tenir à jour un historique des opérations de maintenance réalisées sur chaque véhicule

6. Assurer la rentabilité économique du matériel roulant

• Tenir le registre des dépenses en véhicules (carburant, entretien, réparation, etc.)
• Conseiller le Directeur Général de l’Agence sur les modèles de véhicule à acquérir selon des critères de robustesse et de rentabilité économique
• Conseiller le Directeur Général de l’Agence sur les pratiques d’utilisation permettant d’accroitre la rentabilité économique du matériel roulant
• Réaliser des économies sur la consommation en carburant (véhicules à faible consommation pour déplacements en ville, synchronisation des déplacements, livraison du courrier à deux roues, choix des itinéraires, achat de carburant lorsque les prix sont bas, etc.)
• Etablir le budget prévisionnel de dépenses et disposer d’une vision projetée des dépenses
• Analyser les dépenses liées au parc automobile pour tenter de trouver des améliorations possibles et ainsi de réduire les coûts
• Optimiser les dépenses d’entretien tout en garantissant la sécurité et la performance des véhicules
• Mettre en place des systèmes de collecte de données et de suivi de la consommation de carburant pour chaque véhicule, puis utiliser ces données pour identifier les opportunités d’amélioration
• Optimisation des itinéraires et des charges

7. Sécuriser physiquement les véhicules et gérer leur stationnement

• Sécuriser les places et emplacements de stationnement des véhicules
• Connaître précisément à tout moment l’emplacement des véhicules de l’Agence

8. S’assurer que les véhicules sont en règle avec la législation en vigueur

• Rédiger les ordres de mission
• S’assurer que tous les véhicules sont assurés
• S’assurer que tous les véhicules sont immatriculés
• S’assurer que tous les véhicules sont en permanence en conformité avec la législation en vigueur
• Suivre les procédures avec les assurances en cas de besoin
• Classer et tenir à jour tous les documents des véhicules
• Gérer les infractions en cas de besoin
• Gérer les contrats
• Contrôle, suivi et actualisation des documents des véhicules et des documents des chauffeurs

9. Définir les règles de bonne utilisation des véhicules et s’assurer de leur respect par les chauffeurs et les passagers

• Organiser la formation initiale des chauffeurs : tout nouveau chauffeur doit suivre une formation initiale couvrant les bases du métier, les règlementations en vigueur, l’utilisation et l’entretien des véhicules, ainsi que les procédures de sécurité spécifiques à l’Agence. Cette formation permet de s’assurer que les conducteurs possèdent les compétences nécessaires pour remplir leurs fonctions de manière responsable et sécuritaire.
• Définir les règles de bonne utilisation des véhicules (conditions de stationnement, vitesse maximale, achat de carburants, durée quotidienne d’utilisation des véhicules, pauses obligatoires, etc.)
• Organiser des formations régulières des chauffeurs aux meilleurs pratiques en termes de conduite et de sécurité, sensibiliser à la sécurité routière
• Organiser des formations régulières des passagers aux meilleures pratiques à suivre lors des déplacements
• S’assurer que les chauffeurs sont continuellement en conformité avec la législation en vigueur (permis de conduire, etc.) et avec le règlement de l’Agence (horaires de travail, tenue, gestion des passagers, etc.)
• Sensibiliser le personnel de l’Agence aux risques routiers, organiser des formations alliant théorie et pratique, etc.
• S’assurer que les conducteurs sont disponibles et aptes à travailler, organiser le tableau de service
• Formation des conducteurs pour améliorer la sécurité et leur performance, mais aussi pour réduire les coûts d’exploitation, d’entretien et de consommation de carburant.
• Former les conducteurs aux vérifications de base. Les conducteurs doivent être formés pour effectuer des vérifications quotidiennes de base (niveaux de liquides, pression des pneus, etc.) et pour signaler toute anomalie ou problème potentiel.

10. Etablir un dispositif de prévention des pratiques illicites

• Identifier les dispositifs permettant de prévoir la fraude et les pratiques illicites en matière de véhicules (géolocalisation, contrôle de l’utilisation du carburant, etc.)
• Contrôler les trajets parcourus, le kilométrage.

11. Introduire un logiciel de gestion de parc de matériel roulant

• Faire une analyse comparative des logiciels de gestion de parc de véhicules
• Conseiller le Directeur Général de l’Agence en matière de logiciel de gestion de parc de véhicules

12. Evaluer en continu l’adéquation entre les besoins de transport et le parc de véhicules de l’Agence

• Proposer un choix approprié de modèles de véhicules et du volume nécessaire, adaptés aux déplacements du personnel de l’Agence
• Evaluation des besoins en véhicules : déterminer le nombre et le type de véhicules nécessaires pour répondre efficacement aux exigences de l’Agence en matière de transport

13. Rédiger la politique automobile de l’Agence et tenir un tableau de bord de sa mise en œuvre

• Rédiger la politique automobile de l’Agence, document de référence qui répertorie les choix de véhicules, les règles d’utilisation, les droits et obligations du personnel
• Etablir un tableau de bord avec tous les indicateurs clés pour le suivi de son parc (Coût Total de Possession, Prix de Revient Kilométrique, etc.)
• Assurer le suivi d’indicateurs de performance

1. Profil

Nous recherchons une personnalité dotée d’un bon relationnel, reconnue pour sa rigueur, son autonomie, son éthique sans faille, son goût du travail en équipe et son sens du service.

1. Eligibilité

• Être de nationalité togolaise
• Les candidatures des agents de la fonction publique sont recevables, sous réserve d’obtenir l’accord du ministère de la fonction publique pour être affecté ou détaché à l’Agence au cas où vous êtes retenu

2. Compétences et qualifications

• Au moins Bac +2 en logistique, management, administration des entreprises, gestion financière, ou diplôme équivalent.
• Gestion logistique
• Culture automobile
• Sensibilité à la question de la sécurité routière
• Connaissance des lois et règlementation en matière de transport
• Polyvalence
• Esprit entrepreneurial
• Bonne expression écrite et orale
• Organisé et méthodique
• Disponibilité et sens de l’écoute
• Sens de la confidentialité
• Rigueur, respect des délais et des procédures
• Réactivité et adaptabilité

1. Conditions d’emploi

• Contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD) d’une durée de deux (2) ans renouvelable en fonction des performances, avec une période d’essai de trois (3) mois
• Rémunération : Grille de rémunération de la fonction publique
• Prise de fonction en cas de sélection : Au plus tard le 1 avril 2025.
• Possibilité d’évolution professionnelle
• Environnement de travail dynamique et bienveillant

1. Modalités de candidature

Les candidats doivent envoyer par email leur CV (deux pages maximum, signé, format pdf), une copie de leurs diplômes et attestations, et leur lettre de motivation (deux pages maximum, signé, format pdf), à l’adresse suivante ata.recrutement.flotte@gmail.com avec l’objet suivant : « Candidat Flotte – Nom Prénom ».

La date limite de réception des candidatures est le dimanche 9 février 2025 à 23h59 GMT.

1. Prochaines étapes

Si votre CV est retenu, vous serez amené à passer un entretien de recrutement.

1. Contact

Pour toutes questions sur le poste ou sur le processus de candidature, les candidats intéressés sont priés d’écrire à l’adresse ata.recrutement.flotte@gmail.com un email avec l’objet suivant : « Questions Flotte – Nom Prénom ».